Cómo preparar la información de tu negocio para que la recepcionista conteste bien

Las respuestas de tu recepcionista salen de la información de tu negocio que configuras: servicios, horarios y condiciones. Si esa información está clara y completa, contesta bien. Si falta algo, no puede adivinarlo.

Media hora de preparación antes de empezar te ahorra muchas correcciones después. Esto es lo que conviene tener a mano.

1. Lo básico: quién eres y dónde estás

• El nombre del negocio tal y como te conocen tus clientes.
• La dirección y cómo llegar: una referencia, transporte y aparcamiento.
• Tu teléfono y tu web.
• Qué haces, explicado en una frase sencilla.

2. Horarios, también los que cambian

El horario de cada día de la semana y, además, lo que suele olvidarse: festivos, cierres por vacaciones, horario de verano y si atiendes solo con cita. Es de lo que más se pregunta, y un horario viejo es peor que no tener ninguno.

3. Servicios, precios y duración

Haz una lista con cada servicio, su precio (o un «desde») y cuánto dura. Si un precio depende de algo, dilo: «el tinte depende del largo; en pelo corto, desde 35 €».

Usa las palabras que usan tus clientes, no las del catálogo del proveedor. Si te piden «mechas», que en tu lista ponga «mechas».

Añade también lo que no haces. Si alguien pregunta por un servicio que no ofreces, es mejor que lo sepa en el momento, y si hay algo parecido que sí tienes, que se le proponga.

4. Tus condiciones

• Cambios y cancelaciones: con cuánta antelación y cómo se avisa.
• Si pides señal o pago por adelantado.
• Formas de pago.
• Qué debe traer el cliente, si hace falta algo.
• Qué pasa si alguien llega tarde.

5. Las preguntas de siempre

Piensa en lo que te preguntan cada semana y escribe la respuesta como la darías tú, con tu tono. Si no sabes por dónde empezar, en este artículo tienes las más habituales antes de reservar.

6. El tono

Decide cómo quieres que hable: de tú o de usted, más cercana o más formal. Lo más natural suele ser el mismo tono que usas en el mostrador. Una clínica y una barbería no saludan igual, y tus clientes notan cuándo una respuesta no suena a tu negocio.

Si dudas, escribe tres o cuatro respuestas como las darías tú y úsalas de referencia al revisar cómo contesta.

7. Lo que no hace falta preguntar

Configura lo necesario para informar y gestionar citas, y evita pedir información sensible en las conversaciones. Para la mayoría de las citas basta con saber quién viene y para qué; los detalles delicados, mejor en persona.

8. Pruébala como si fueras un cliente

Antes de compartirla, comprueba los datos y las respuestas. Hazle las preguntas que te hacen a ti, con tus palabras, y también alguna difícil: un servicio que no ofreces, un día que cierras, un precio que depende de algo.

Si una respuesta no te convence, busca el dato del que sale y corrígelo. Así vale también para la próxima vez que alguien pregunte lo mismo.

9. Mantenla al día

Cuando cambies un precio o un horario, cámbialo también en tu panel: el chat lo sabe al momento. Y de vez en cuando, revisa la actividad de tu recepción desde el panel. Si ves que tus clientes preguntan algo que no está en tu información, añádelo.

Cuando la tengas lista, el siguiente paso es ponerla en tu web.